Packing List là gì? Hướng dẫn lập phiếu đóng gói hàng hóa đúng chuẩn

Phiếu đóng gói hàng hóa - Packing List là chứng từ bắt buộc để có thể xuất - nhập khẩu hàng hóa giữa các nước. Vai trò, chức năng của phiếu đóng gói hàng hóa là gì? Cách lập như thế nào và cần lưu ý gì? Những nội dung chi tiết giải đáp các thắc mắc trên và những mẫu Packing List chuẩn nhất sẽ có trong bài viết dưới đây, hãy cùng Tdimex tìm hiểu những thông tin hữu ích này.

Packing List là một trong các loại chứng từ thường có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Dựa vào những thông tin có trên phiếu đóng gói hàng hóa người bán sẽ chứng minh thực tế về số lượng hàng hóa khi bàn giao cho người vận chuyển và nhà mua cũng căn cứ vào chứng từ này để kiểm tra hàng khi nhận.

Packing List hay Phiếu đóng gói hàng hóa là chứng từ mô tả chi tiết về lô hàng gồm loại hàng hóa, quy cách đóng gói, số lượng kiện hàng thực tế, trọng lượng, khối lượng, thể tích của hàng hóa,...

Thông tin trên phiếu đóng gói hàng hóa tương tự như hóa đơn nhưng sẽ không có thông tin về thanh toán, giá trị của đơn hàng. Sau khi hàng hóa được đóng gói và bàn giao cho người vận chuyển nhà xuất khẩu sẽ lập phiếu đóng gói hàng hóa và gửi kèm trong bộ chứng từ.

Packing List là gì? Khái niệm phiếu đóng gói hàng hóa

Detailed packing list là gì?

Đây là phiếu đóng gói chi tiết, trên chứng từ thể hiện thông tin về người bán, người mua, cảng đến, cảng đi và thông tin chi tiết về hàng hóa, số lượng, khối lượng, số kiện hàng,... Người mua dựa vào thông tin này để kiểm tra, biết người bán có giao thiếu hàng hay không. Nếu có vấn đề phát sinh có thể truy xuất được nguyên nhân xuất phát từ giai đoạn nào.

Neutrai Packing List là phiếu đóng gói trung lập. Trên phiếu vẫn thể hiện chi tiết thông tin về lô hàng nhưng rất ít hoặc không có tên người bán/người xuất khẩu.

Packing and Weight List là Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng. Giống như tên gọi, phiếu này có đầy đủ các thông tin chi tiết về lô hàng và còn kèm theo bảng kê trọng lượng.

Detailed Packing List

Neutrai Packing List

Packing and Weight List

3 Loại Packing List sử dụng rộng rãi nhất hiện nay

Packing List thường có 3 loại, tùy vào mục đích sử dụng để lựa chọn loại phù hợp nhất:

Dùng để xác định số lượng hàng hóa, kiểm kê khi giao nhận hàng.
Chứng từ không thể thiếu trong khai báo hải quan, thông quan hàng hóa, làm căn cứ để kiểm tra thực tế hàng hóa khi cần thiết.
Dùng để khai báo hãng vận chuyển phát hành vận đơn cho lô hàng.
Packing List dùng hỗ trợ trợ trong các phương thức thanh toán quốc tế.
Sử dụng trong bảo hiểm hàng hóa, đặc biệt khi có sự cố xảy ra thì Packing List là căn cứ để kiểm kê, xác định hàng hóa hư hỏng, mất mát.
Giúp xác định rõ trách nhiệm và rủi ro và chi phí của 2 bên khi có các vấn đề, tranh chấp xảy ra.

Packing List là chứng từ bắt buộc bởi có nhiều vai trò quan trọng như:

Phiếu đóng gói hàng hóa chỉ rõ cách thức đóng gói hàng hóa và số lượng, từ đó giúp người mua/người bán có thể sắp xếp, tính toán được:

Loại container và số container cần sử dụng để có thể chứa được hết lô hàng.
Sắp xếp phương tiện vận tải phù hợp để vận chuyển hàng hóa ra cảng bốc hàng, từ cảng bốc hàng về kho.
Bố trí nhân công, thiết bị chuyên dùng để bốc dỡ hàng, sắp xếp thời gian và kho bãi để việc dỡ hàng diễn ra thuận lợi nhất.
Xem xét đến việc hàng có bị kiểm hóa hay không để sắp xếp vị trí đặt hàng hóa phù hợp nhất.
Giải quyết các khiếu nại, giải quyết tranh với nhà xuất khẩu/bên vận chuyển nếu hàng hóa có bất kỳ vấn đề nào như hư hỏng, thiếu mất.

Vai trò, chức năng của phiếu đóng gói hàng hóa

Ghi đầy đủ các thông tin của người mua (người nhập khẩu) và người bán (người xuất khẩu) gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại, fax (nếu có). Thông tin cần ghi chính xác và chi tiết nhất có thể.

Thông tin về cảng bốc hàng ở nước xuất khẩu và cảng dỡ hàng ở nước nhập khẩu.
Điều kiện incoterms sử dụng theo như hợp đồng mua bán hàng hóa.
Số và thời gian phát hành Packing List.
Xác nhận của nhà xuất khẩu: Ký tên, đóng dấu.

Đây là phần quan trọng và chi tiết nhất của Packing List. Tùy theo từng loại phiếu đóng gói hàng hóa mà yêu cầu về thông tin hàng hóa sẽ có sự khác biệt đôi chút. Về cơ bản cần có những thông tin như: Tên hàng hóa, loại hàng hóa, khối lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói, số kiện hàng, số thùng, hộp, mô tả chi tiết cho từng gói hàng hóa,...

Các bước lập Packing List và lưu ý quan trọng

Khi lập Packing List bạn phải có các nội dung sau:

Thông tin người mua/ người bán

Thông tin về hàng hóa

Các thông tin khác

Khi lập Packing List cần lưu ý những điều sau để tránh sai sót khiến hồ sơ bị ảnh hưởng.

Tên, mã hàng, loại hàng ghi trên Packing List phải đồng nhất với các loại chứng từ khác để hồ sơ thông quan có thể thuận lợi nhất.
Quy cách đóng gói hàng hóa, kích thước kiện hàng, số kiện/ thùng hàng phải chính xác thì khi kiểm hàng tại cảng đến mới không phát sinh vấn đề.
Thông tin về lô hàng càng chi tiết sẽ càng tốt.

5 Mẫu Packing List cơ bản, phổ biến nhất

Dưới đây là 5 mẫu Packing List đơn giản, phổ biến với đầy đủ các thông tin hàng hóa để bạn tham khảo, sử dụng cho nhu cầu của mình.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây bạn đã có thể hiểu hơn về Packing List và ứng dụng được vào công việc thực tế của mình. Những kiến thức về xuất nhập khẩu - Logistics thực tế đều có trong chương trình học của khóa "Chuyên viên Logistics - Thực hành khai báo hải quan" và khóa chuyên sâu hơn về chứng từ "Thực hành chứng từ chuyên sâu tại Doanh nghiệp Logistics". Các bạn quan tâm đến các khóa học hãy để lại thông tin hoặc liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ, tư vấn tốt nhất.

Trung tâm Đào tạo Nguồn nhân lực Logistics Thành Đạt - Tdimex đã có hơn 7 năm hoạt động, đào tạo hàng ngàn học viên xuất sắc trong lĩnh vực Logistis. Với phương châm HỌC ĐỂ LÀM, chúng tôi chắc chắn mỗi học viên sau khi hoàn thành khóa học có thể làm việc tốt tại các Doanh nghiệp mà không cần phải đào tạo lại. Uy tín và chất lượng của Trung tâm có thể minh chứng bằng việc 100% các bạn học viên đều có thể tìm được việc làm đúng mong muốn sau khi hoàn thành khóa học.

Liên hệ ngay theo số hotline 038.539.0088 để được bộ phận tư vấn hỗ trợ tốt nhất!