11h00
14/08/2023

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không

Việt Nam là nước có các hoạt động xuất nhập khẩu vô cùng sôi nổi, chỉ trong 6 tháng đầu năm 2023 kim ngạch nhập khẩu hàng hóa đã ước đạt 152.2 tỷ USD. Mỗi loại hàng hóa khác nhau sẽ có sự khác biệt trong chi tiết các bước của quy trình nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam. Trong bài viết này Tdimex sẽ chia sẻ quy trình tổng quan và chi tiết về nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không. Cùng tìm hiểu để hiểu rõ hơn về quy trình, giúp cho việc nhập khẩu hàng hóa được thuận lợi và nhanh chóng hơn nhé. 

1

Trước khi nhập khẩu, bạn cần xác định loại hàng hóa mà mình nhập khẩu để làm các thủ tục cần thiết vì không phải loại hàng hóa nào cũng có thể nhập khẩu vào Việt Nam và mỗi nhóm hàng hóa sẽ có cơ chế nhập khẩu khác nhau theo đúng quy định của Pháp luật. 

Xác định loại hàng hóa nhập khẩu

2

Khi đã đáp ứng được yêu cầu về hàng hóa nhập khẩu thì bạn có thể tiến hành lý kết hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài. Cần lưu ý rằng hợp đồng thương mại là chứng từ quan trọng và là cơ sở cho các chứng từ khác nên cần thận trọng khi thương lượng, ký kết.

Ký kết hợp đồng ngoại thương

Tổng quan về quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Quy trình nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam khá phức tạp gồm nhiều bước và liên quan đến nhiều cơ quan chức năng, tuy nhiên cơ bản sẽ có 6 bước dưới đây mà Tdimex sẽ chia sẻ với bạn.
  • Hàng hóa bị cấm nhập khẩu: Ví dụ như vũ khí, đạn dược, hóa chất nguy hại, một số mặt hàng đã qua sử dụng, mẫu động vật hoang dã nguy cấp, quý hiếm, phế thải,....
  • Hàng hóa phải xin cấp phép: Hàng hóa thuộc mục này cần phải được cấp phép kiểm tra chuyên ngành của cơ quan chức năng và được cấp chứng nhận đạt chuẩn mới có thể nhập khẩu và lưu hành ở Việt Nam.
  • Hàng hóa phải có giấy phép khi nhập khẩu, nhập khẩu theo điều kiện: Đối với nhóm hàng hóa này bạn phải xin giấy phép nhập khẩu hoặc đáp ứng theo các yêu cầu do Bộ, Ngành quy định mới có thể nhập vào Việt Nam.
Danh mục các loại hàng hóa cấm nhập khẩu, hàng hóa phải xin cấp phép, hàng hóa nhập khẩu theo giấy phép, điều kiện của các Bộ có thể tra tại các Phụ lục của Nghị Định 69/2018/NĐ-CP

3

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa là kiểm tra bộ chứng từ do phía nhà xuất khẩu chuẩn bị. Bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa đầy đủ cần có: 

Kiểm tra chứng từ hàng hóa

  • Hợp đồng thương mại (Sale Contract).
  • Vận đơn (Bill of Landing).
  • Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List).
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
  • Tờ khai hải quan (Customs Declaration).
  • Thư tín dụng (L/C).
  • Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate).
  • Một số chứng từ khác tùy vào yêu cầu với từng loại hàng hóa như: Chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận chất lượng, giấy phép hun trùng,...
Tùy vào từng mặt hàng cụ thể mà sẽ có các yêu cầu riêng biệt về giấy tờ. Thông thường người bán sẽ gửi chứng từ và các giấy tờ cần thiết cho người mua để hoàn thiện các thủ tục hải quan, nhập khẩu hàng hóa. Khi nhận chứng từ từ người bán bạn phải kiểm tra thông tin, đối chiếu với hàng hóa để đảm bảo thuận lợi cho các bước thông quan sau đó.

4

Bước này chỉ áp dụng cho hàng hóa danh mục hàng hóa buộc phải có kiểm tra chuyên ngành theo yêu cầu của pháp luật. Khi nhận được giấy báo hàng (đến trước khoảng 2 ngày trước khi tàu đến cảng) bạn nên làm các thủ tục đăng ký kiểm tra chuyên ngành. 

Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

5

Khai báo hải quan điện tử và kê khai đầy đủ các thông tin của mặt hàng nhập khẩu. Bước này cần thực hiện chính xác, vì 1 sai sót nhỏ cũng có thể khiến quá trình thông quan bị ảnh hưởng. Bạn có thể khai báo hải quan trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong vòng 30 ngày sau khi hàng hóa đến cửa khẩu Việt Nam.

Sau khi đã khai báo hải quan hoàn tất thì hệ thống sẽ tự động phân luồng cho hàng hóa:

Khai báo hải quan và nộp thuế

  • Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa nhập khẩu.
  • Luồng vàng: Nộp thêm một số hồ sơ, chứng từ để hải quan kiểm tra.
  • Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ, chứng từ và thực tế hàng hóa.
Sau đó tiến hành nộp thuế cho lô hàng nhập khẩu, có 2 loại thuế chính mà bạn cần nộp là thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng VAT. Tùy theo loại hàng hóa mà bạn còn có thể phải nộp thêm một số loại thuế khác để có thể nhập khẩu hàng vào Việt Nam.

6

Khi hàng hóa đến cảng, sân bay bạn sẽ có thể lấy được lệnh giao hàng. Lúc này cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ để có thể lấy được lệnh giao hàng tại hãng vận chuyển gồm: bản sao CCCD. bản sao của vận đơn, vận đơn gốc đã đóng dấu của công ty và tiền phí.

Sau đó bạn cần nộp phí và nhận phiếu giao nhận (phiếu EIR) để có thể nhận hàng và bốc xếp về kho. Bạn cần chuẩn bị phương tiện vận chuyển đến lấy hàng và chở về kho để bảo quản được tốt nhất.

Lấy lệnh giao hàng, làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng về kho

1

Ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa với đối tác nước ngoài. Hợp đồng cần ghi rõ các thông tin về 2 bên (nhập khẩu - xuất khẩu), thông tin về hàng hóa, các điều khoản về vận chuyển hàng hóa theo đường biển, điều kiện incoterms sử dụng, thanh toán, trách nhiệm của 2 bên và vấn đề bồi thường.

Hợp đồng cần được ghi chính xác, đảm bảo quyền lợi cho cả 2 bên.

Ký kết hợp đồng ngoại thương

2

Đối với một số loại hàng hóa sẽ được pháp luật quy định phải xin giấy phép nhập khẩu. Nhà nước hiện đang quản lý nhập khẩu chặt chẽ. Bạn cần tiến hành xin giấy phép nhập khẩu ngay sau khi ký kết hợp đồng để đảm bảo tính pháp lý của hàng hóa khi nhập khẩu đến Việt Nam.

Xin giấy phép nhập khẩu hàng hóa

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Trong Logistics, vận tải đường biển chi phí thấp, thuận tiện, an toàn, hiệu quả nên rất được ưa chuộng, sử dụng nhiều nhất trong xuất nhập khẩu hiện nay. Dưới đây là quy trình các bước chi tiết mà bạn nên nắm: 

3

Tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa là thanh toán tiền hàng. Nhà nhập khẩu cần xác nhận thanh toán hoặc thanh toán tiền hàng theo đúng thỏa thuận của 2 bên trong hợp đồng ngoại thương. Có nhiều phương thức thanh toán được áp dụng hiện nay. Bạn cần lưu ý là nên kiểm tra thông tin, chứng từ hàng hóa trước rồi mới thanh toán và đảm bảo rằng thực hiện phương thức thanh toán quốc tế đúng quy trình. 

Thanh toán tiền hàng

4

Nếu bạn sử dụng điều kiện Incoterms nhóm E,F thì người nhập khẩu sẽ thực hiện việc thuê tàu nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam. Khi thuê tàu bạn cần lưu ý thông báo cho nhà xuất khẩu về thời gian đưa hàng lên tàu, số hiệu chuyến tàu, ngày dự kiến tàu rời cảng để nhà xuất khẩu có thể chuẩn bị kịp hàng và gửi đi.

Người nhập khẩu thực hiện thanh toán cước phí và ủy quyền cho bên xuất khẩu lấy vận đơn, theo dõi, giám sát việc liên hệ giữa hãng tàu hoặc đại lý vận tải với nhà xuất khẩu để nắm về tình hình vận chuyển hàng hóa lên tàu.

Thuê tàu nhập khẩu hàng hóa theo đường biển

5

Kê khai thông tin hàng hóa chính xác để làm các thủ tục thông quan hàng nhập khẩu được nhanh chóng và thuận tiện hơn. Cần lưu ý là phải kê khai đúng mã số hàng hóa và áp mức thuế hàng hóa phải nộp, nếu sai sẽ bị phạt hành chính và quy cho việc gian lận thuế.

Nếu các chứng từ chưa đầy đủ nhà nhập khẩu có thể làm công văn để xin giải phóng hàng sớm và nợ chứng từ, bổ sung sau trong thời gian làm thủ tục khai báo hải quan. Hàng hóa của bạn có thể bị kiểm tra nếu hải quan cảm thấy có dấu hiệu bất thường, kể cả sau khi đã thông quan.

 Làm thủ tục thông quan hàng hóa để nhận hàng

6

Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết bạn có thể nhận hàng, cách nhận hàng sẽ tùy theo hình thức gửi hàng từ phía nhập khẩu như hàng lưu kho, hàng nguyên công hay hàng lẻ,... Nhà nhập khẩu cần chuẩn bị đủ các giấy tờ, chứng từ để có thể nhận hàng được nhanh chóng nhất.

Nhận hàng xong có thể đến bước kiểm tra hàng nhập khẩu theo quy trình đã được quy định sẵn.

Nhận hàng và đưa về kho

  • Nếu hàng hóa kiểm tra không đạt yêu cầu chất lượng, hư hỏng, không đủ số lượng,... thì nhà nhập khẩu tiến hành khiếu nại với nhà xuất khẩu để được xử lý. Nhà nhập khẩu nên chuẩn bị đầy đủ các bằng chứng chứng minh vấn đề của lô hàng để dễ dàng xử lý sau đó.
  • Nếu hàng hóa đạt yêu cầu thì nhà nhập khẩu có thể đưa phương tiện vận tải đến để đưa hàng về kho, kết thúc quá trình nhập khẩu hàng hóa.

1

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để có thể nhập khẩu hàng hóa về nước. Bạn cần lưu ý các nội dung trong hợp đồng như: 

Ký kết hợp đồng ngoại thương

2

Bước này chỉ áp dụng cho 1 số hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt sẽ được pháp luật yêu cầu phải xin giấy phép để nhập khẩu. Bước này sẽ tốn nhiều thời gian do đó bạn nên hoàn thành các thủ tục trước khi hàng hóa lên máy bay để tránh hàng bị lưu cont, tốn thêm nhiều chi phí và ảnh hưởng đến hàng hóa.

Xin giấy phép nhập khẩu hàng hóa 

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Nếu bạn đang chuẩn bị nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không thì phải nắm rõ quy trình nhập khẩu dưới đây:

3

Thanh toán tiền hàng là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa để nhà xuất khẩu có thể tiến hành chuẩn bị hàng và các bước tiếp theo. Nhà nhập khẩu tiến hàng thanh toán, đặt cọc hoặc mở L/C,... tùy theo thỏa thuận về phương thức thanh toán quốc tế của 2 bên cho người xuất khẩu trước khi giao hàng.

Thanh toán/Đặt cọc tiền hàng

4

Khi hàng hóa đã sẵn sàng để giao, nhà xuất khẩu sẽ gửi 1 bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu để kiểm tra và phục vụ cho quá trình làm các thủ tục nhập khẩu tại nước người nhập. Tùy theo điều kiện incoterms mà 2 bên đã ký kết mà việc thực hiện giao hàng, làm các thủ tục hải quan, đưa hàng về kho,... sẽ khác nhau, bạn cần căn cứ theo các quy định này để thực hiện đúng trách nhiệm, nghĩa vụ của mình. 

Kiểm tra chứng từ hàng hóa từ nhà xuất khẩu 

5

Hàng hóa vận chuyển ra sân bay và sẵn sàng để vận chuyển về nước người nhập khẩu. Trong một số trường hợp, hàng hóa có thể chuyển tải tại sân bay trung chuyển. Hàng hóa có thể được vận chuyển cùng với hành khách hoặc chuyển bằng chuyên cơ riêng, điều này phụ thuộc nhiều vào loại hàng hóa.

Khi hãng bay nhận hàng và trước khi hàng về đến sân bay Việt Nam hãng hàng không sẽ thông báo cho người nhập khẩu biết thời gian dự kiến hàng về đến sân bay đích. Bạn cần lưu ý thông báo này để có thể làm các thủ tục cần thiết kịp thời, tránh để hàng bị lưu lại.

Chuẩn bị nhận hàng hóa nhập cảnh

6

Hàng hóa khi về đến sân bay đích thông thường sẽ được chuyển về kho CFS. Người nhập khẩu sẽ nhận được thông báo của hãng vận chuyển. Bạn cần làm các thủ tục hải quan cần thiết để có thể nhận hàng:

Thông quan hàng hóa và nhập hàng về kho

  • Nhận giấy báo hàng đến.
  • Đến hãng hàng không để nộp các khoản phí cần thiết và nhận bộ chứng từ gửi kèm hàng hóa.
  • Nhận lại vận đơn bản gốc.
  • Làm các thủ tục nhận hàng với hãng vận chuyển, thanh toán các khoản cước, làm thủ tục, nộp phí.
  • Chuẩn bị hồ sơ và làm các thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu theo đường hàng không.
  • Làm các thủ tục đăng ký lấy hàng tạo kho hàng không.
  • Thông tin của bên xuất khẩu và nhập khẩu.
  • Thông tin về hàng hóa.
  • Các điều khoản về thanh toán hàng hóa.
  • Điều kiện giao hàng, trách nhiệm của mỗi bên.
  • Quy cách đóng gói.
  • Bảo hiểm của hàng hóa,
  • Điều khoản về khiếu nại, bồi thường,...
Khi ký kết hợp đồng ngoại thương bạn cần lưu ý những điều khoản đảm bảo tính pháp lý cũng như quyền lợi của doanh nghiệp mình. Đặc biệt là các điều khoản về rủi ro, trách nhiệm, bảo hiểm, bồi thường,... để đề phòng các vấn đề phát sinh sau này không làm mất đi quyền lợi của mình.
Sau khi được thông quan thì người nhập khẩu có thể cầm phiếu xuất kèm mã vạch xuống kho CFS và nhận hàng về kho của mình và hoàn thành quy trình nhập khẩu đường hàng không.

Như vậy, trên đây là toàn bộ quy trình nhập khẩu đường hàng không. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có kinh nghiệm về nhập khẩu thì nên thuê các bên làm dịch vị Logistics để tránh các rủi ro có thể xảy ra.

Những điều cần biết khi làm các thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Khi thực hiện quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề như sau để tránh các rủi ro, giúp việc nhập khẩu hàng về Việt Nam được thuận lợi nhất:
Bài viết trên đây Tdimex đã chia sẻ chi tiết đến bạn quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển và đường hàng không. Hy vọng bạn đã có được những thông tin, hiểu rõ về quy trình để cho quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa của mình được thuận lợi nhất.

Nếu các bạn muốn có thêm nhiều thông tin, kiến thức xuất nhập khẩu - Logistics thì hãy theo dõi website, fanpage của Tdimex cập nhật các tin tức mới nhất nhé. Trung tâm đang triển khai rất nhiều khóa học về xuất nhập khẩu - Logistics thực tế, khóa học khai báo hải quan do các giảng viên nhiều kinh nghiệm trực tiếp giảng dạy và chia sẻ các kinh nghiệm thực tế khi làm việc tại Doanh nghiệp.

Tdimex là Trung tâm đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu - Logistics có bề dày hoạt động, nhiều kinh nghiệm, với chương trình giảng dạy chất lượng cao. Chúng tôi hân hạnh là đơn vị uy tín, luôn được các học viên tin tưởng lựa chọn và đánh giá cao không chỉ vì chất lượng học tập mà còn là môi trường học tập, sự gắn kết giữa học viên và giảng viên, sự quan tâm và chia sẻ trong suốt quá trình học tập và tìm việc sau đó. 

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất nhé!
  • Đối với các cá nhân, doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm nhập khẩu hàng hóa nên lựa chọn sử dụng dịch vụ vận tải của các Công ty Logistics để đảm bảo an toàn, hiệu quả, ít chi phí nhất.
  • Nếu hàng hóa của bạn thuộc mục chịu thuế VAT thì cần nhập mã thuế suất VAT khi khai báo đăng ký hàng nhập khẩu.
  • Mỗi tờ khai hàng hóa chỉ được kê khai tối đa là 50 mặt hàng, nếu nhiều hơn số này bạn phải dùng nhiều tờ khai và liên kết với nhau bằng số nhánh của tờ khai.
  • Lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp nhất để tránh các rủi ro cho cả người nhập và người xuất khẩu.
  • Khi soạn thảo hợp đồng cần lưu ý đến các điều kiện ràng buộc, đảm bảo quyền lợi cho cả 2 bên trong các vấn đề về khiếu nại, bồi thường khi hàng hóa có vấn đề và cũng để tránh kiện tụng, tốn chi phí và thời gian.