16h00
30/08/2023

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Thông tin chi tiết, đầy đủ nhất

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là yếu tố không thể thiếu để có thể xuất/nhập khẩu hàng hóa giữa các nước. Vậy bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ gồm những loại chứng từ nào là bắt buộc? Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu như thế nào? Hãy cùng Tdimex tìm hiểu những nội dung chi tiết nhất trong bài biết dưới đây. 

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu có thể được hiểu là tập hợp những giấy tờ cần thiết liên quan đến hàng hóa do người mua/người bán chuẩn bị khi cần xuất/nhập khẩu một lô hàng.

Tổng quan về bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ gồm các chứng từ như: 

  • Chứng từ hàng hóa: Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói hàng hóa, Chứng nhận xuất xứ hàng hóa, Chứng nhận chất lượng, Chứng nhận kiểm định thành phần,...
  • Chứng từ về vận tải: Vận đơn, Delivery Order, Giấy báo hàng đến, Booking note,...
  • Chứng từ về thanh toán: Hối phiếu, L/C, Hóa đơn chiếu lệ, Séc, Chứng từ nhờ thu,....
  • Chứng từ về bảo hiểm: Chứng thư bảo hiểm, Giấy chứng nhận bảo hiểm, Đơn bảo hiểm,...

Một số loại chứng từ sẽ do nhà xuất khẩu làm, một số khác lại do nhà nhập khẩu hoặc cả 2 bên cùng làm, do đó tùy vào vai trò của từng bên mà chuẩn bị các loại chứng từ tương ứng. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu có vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, logistics, là cơ sở cho các hoạt động thanh toán, nhận hàng hóa, thực hiện thông quan hàng hóa, hỗ trợ cho các vấn đề phát sinh như đổi trả, khiếu nại và giải quyết các vấn đề mâu thuẫn giữa các bên.

Hợp đồng ngoại thương là văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán có yếu tố nước ngoài. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, có điều kiện ràng buộc giữa 2 bên để xác định trách nhiệm, rủi ro, chi phí, thanh toán, bảo hiểm, bồi thường,... giữa các bên trong quan hệ mua bán hàng hóa.
Các loại hợp đồng gặp như:

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Dưới đây là tổng hợp những loại chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ nhất để bạn tham khảo:

Các loại chứng từ hàng hóa bắt buộc

Chứng từ hàng hóa bắt buộc là những loại chứng từ bắt buộc phải có trong bộ chứng từ cho tất cả lô hàng xuất nhập khẩu. 
  • Hợp đồng thương mại
  • Agreement
  • Purchase Order
Các nội dung cần có trong hợp đồng ngoại thương gồm: Thông tin người bán và người mua, thông tin về hàng hóa, chi phí, phương thức thanh toán, vận tải, bảo hiểm, bồi thường,... Các điều kiện ràng buộc trong hợp đồng sẽ do 2 bên thỏa thuận với nhau để thống nhất.
Hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền từ người mua. Hóa đơn thương mại cần có các thông tin như: ngày phát hành, số lượng hàng hóa, đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin về ngân hàng của các bên,... để thực hiện chức năng thanh toán của chứng từ này.

Hóa đơn thương mại có các loại chính như sau:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

  • Nhân viên kinh doanh Logistics.
  • Nhân viên chứng từ.
  • Nhân viên hiện trường.
  • Chuyên viên hoạch định, khai thác thị trường.
  • Nhân viên chăm sóc/dịch vụ khách hàng.
  • Chuyên viên quản lý chuỗi cung ứng.
  • Nhân viên cảng, hải quan.
  • Nhân viên quản lý kho, bãi, giao nhận vận tải,...
  • …
Và một số loại hóa đơn khác như:
  • Consular Invoice - Hóa đơn lãnh sự
  • Provisional Invoice - Hóa đơn tạm tính
  • Final Invoice - Hóa đơn chính thức
  • Neutral Invoice - Hóa đơn truy cấp
Phiếu đóng gói hàng hóa dùng để kiểm kê hàng hóa ở điểm đến. Đây cũng là chứng từ hải quan sẽ dùng để làm căn cứ đánh giá thực tế so với khai báo về hàng xuất nhập khẩu. Chứng từ này sẽ được người bán phát hành cho người mua sau khi đã hoàn tất việc giao hàng. Phiếu đóng gói hàng hóa cần thể hiện đầy đủ thông tin về lô hàng, trọng lượng, khối lượng, số kiện hàng,... để người mua dựa vào thông tin này kiểm kê hàng hóa khi nhận được. 

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Vận đơn do các hãng tàu/hãng bay phát hành, là chứng từ xác nhận hàng hóa đã được sắp xếp lên trên phương tiện vận tải. Chức năng của vận đơn là làm căn cứ xác định trách nhiệm, vai trò của các bên liên quan trong quá trình vận tải hàng hóa.

Vận đơn hiện nay có nhiều loại như:

Vận đơn (Bill of Lading)

  • Master Bill of Lading - Vận đơn chủ
  • House Bill of Lading - Vận đơn thứ
  • Original Bill of Lading - Vận đơn gốc
  • Direct B/L: Vận đơn đi thẳng
  • To order B/L - Vận đơn theo lệnh.
  • Bearer B/L - Vận đơn vô danh/xuất trình.
  • Clean B/L - Vận đơn hoàn hảo/sạch.
  • Unclean B/L - Vận đơn không hoàn hảo/không sạch.
  • Shipped on board B/L - Vận đơn đã xếp hàng.
Tờ khai hải quan là chứng từ kê khai hàng hóa với cơ quan hải quan để thực hiện việc thông quan hàng hóa. Khi xuất nhập khẩu hàng hóa cần kê khai 2 tờ khai đối ứng, 1 tờ khai xuất khẩu và 1 tờ khai nhập khẩu. Hiện nay việc khai báo hải quan được thực hiện chủ yếu trên các phần mềm khai báo hải quan điện tử. Đối với hàng xuất khẩu cần khai báo chậm nhất là 8 tiếng trước khi hàng được xếp lên phương tiện vận tải và chậm nhất là vào ngày thứ 30 khi hàng tới cảng đến đối với hàng nhập khẩu.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Thư tín dụng là chứng từ thanh toán do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu với mục đích là cam kết sẽ trả tiền đúng hạn cho người xuất khẩu. Phương thức thanh toán quốc tế bằng L/C được lựa chọn sử dụng phổ biến vì có sự ràng buộc chặt chẽ giữa các bên, đảm bảo an toàn cho các bên trong hoạt động xuất nhập khẩu. 

Thư tín dụng (L/C)

Các loại chứng từ thường có 

Chứng từ hàng hóa thường gặp là các loại chứng từ tuy không bắt buộc nhưng tùy theo từng mặt hàng hóa cụ thể mà cần phải có trong bộ chứng từ
Chứng từ bảo hiểm không bắt buộc, người xuất khẩu có thể mua tự nguyện hoặc bắt buộc tùy theo điều kiện incoterms. Nếu sử dụng các điều kiện incoterms bắt buộc mua bảo hiểm hàng hóa thì người bán phải thực hiện đúng. Đối với các chuyến vận chuyển đường dài với thời gian trên 7 ngày nên mua bảo hiểm hàng hóa để đề phòng các trường hợp bất ngờ về thời tiết, cháy nổ, sự cố đáng tiếc,... 

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa không bắt buộc trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Giấy chứng nhận này dùng để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của loại hàng hóa đó và xem loại hàng này có được hưởng ưu đãi thuế quan ở nước nhập khẩu hay không. Chứng từ này rất quan trọng trong việc hưởng các ưu đãi về thuế nên cần thông tin chính xác về mã hàng hóa, HS Code, thông tin cần trùng khớp với các loại chứng từ khác để tránh bị bác bỏ khi khai báo hải quan. 

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

Chứng từ kiểm dịch áp dụng đối với hàng thực phẩm, hàng tươi sống, hàng hóa có nguồn gốc động thực vật,... Chứng nhận này sẽ do cơ quan kiểm dịch cấp với mục đích xác nhận lô hàng đã được kiểm dịch. Chứng từ này có chức năng đảm bảo hàng hóa an toàn khi xuất nhập khẩu, ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các vùng lãnh thổ, quốc gia với nhau. 

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)

Các loại chứng từ khác

Một số loại chứng từ khác không bắt buộc và ít gặp trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu có:
  • Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
  • Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of Quality)
  • Chứng nhận kiểm định (CA - Certificate of analysis )
  • Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
  • Phiếu an toàn hóa chất (MSDS - Material Safety Data Sheet)
  • Chứng nhận hợp chuẩn hợp quy, phân tích phân loại,...
Hy vọng với những chia sẻ trên đây về bộ chứng từ hàng hóa đầy đủ, chi tiết nhất thì bạn đã có thêm những kiến thức hữu ích. Đừng quên chia sẻ thông tin này đến bạn bè cùng biết nhé!

Để có thể hiểu rõ về từng loại chứng từ cũng như cách lập chứng bạn có thể tham khảo khóa học “Thực hành chứng từ chuyên sâu tại Doanh nghiệp Logistics” của Tdimex. Đây là khóa học mà học viên được học trực tiếp tại Doanh nghiệp Logistics, được xem và thực hành trên các chứng từ thực tế từ các lô hàng của Doanh nghiệp, đảm bảo học viên có đủ các kiến thức thực tế, chuyên sâu và các kỹ năng công việc cần thiết. Lớp học do các Trưởng phòng, Trưởng nhóm chứng từ của Doanh nghiệp trực tiếp đứng giảng, hướng dẫn. Học viên được chia sẻ nhiều kiến thức, kinh nghiệm làm việc thực tế, giúp các bạn sau khi tốt nghiệp có đủ sự tự tin, ứng tuyển, tìm việc làm tốt tại các Công ty uy tín. Học viên tham gia khóa học này được hỗ trợ dấu mộc của Doanh nghiệp và các tài liệu để hoàn thành báo cáo thực tập.

Liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất!

Tin tức khác